Apa kamu tipe orang yang senang membantu mengurus sebuah acara? Jika jawabanmu ya, event organizer mungkin adalah karier yang cocok untuk dirimu.

Event Organizer (EO) adalah sekelompok orang atau perusahaan yang menyusun, mengatur dan menjadi pelaksana atas suatu kegiatan (acara), seperti:

• Pernikahan
• Hari ulang tahun
• Family gathering
• Rapat kerjaKonser music, dll

Saat ini semakin banyak orang yang tidak ingin repot menyelenggarakan suatu kegiatan (acara) dan lebih memilih menyewa sebuah Event Organizer (EO), sehingga bidang usaha ini semakin banyak diminati.

Syarat Pendirian perusahaan yang bergerak di bidang usaha Event Organizer sama dengan pendirian perusahaan lainnya, bedanya perusahaan dengan bidang usaha Event Organizer harus perusahaan lokal (PMDN) dan harus memiliki  ruang kantor(office space) tidak bisa menggunakan Virtual Office.

Apa Itu Event Organizer?

Pengertian event organizer atau EO adalah orang yang bertanggung jawab merencanakan dan mengatur setiap aspek dalam sebuah event atau acara.

Mulai dari tahap mencari ide tema acara dengan klien, perencanaan budget, memesan tempat acara, bekerja sama dengan supplier dan vendor, mengatur perlengkapan acara, dan ikut serta dalam penyelenggaraan acara.

Acara yang diatur juga dapat berupa acara untuk publik seperti peluncuran produk perusahaan dan konser musik serta acara pribadi seperti acara ulang tahun atau pernikahan.

Karena tugasnya ini, event organizer secara umum akan bekerja sangat dekat dengan klien atau orang yang ingin menyelenggarakan acara agar setiap aspek acara dapat berjalan mulus.

Seorang event organizer juga harus bisa berkomunikasi dengan baik pihak klien agar setiap keinginan dan kebutuhan bisa terpenuhi.

Tak jarang juga bagi EO untuk bekerja sama dengan bisnis lain yang menyediakan layanan seperti fotografi, layanan dekorasi, hingga penyediaan makanan dan minuman.

Tanggung Jawab Event Organizer

Dilansir JD&RE, tanggung jawab utama seorang event organizer adalah mengatur sebuah acara dari awal hingga akhir.

Selain itu, ia juga memiliki tugas dan tanggung jawab seperti berikut:

1. Berkomunikasi dengan klien untuk memahami keinginan, kebutuhan, dan permintaan khusus mereka untuk sebuah acara.
2. Merencanakan dan mengatur sebuah acara sesuai konsep, keinginan, dan preferensi klien.
3. Membuat anggaran yang sesuai dengan kebutuhan klien.
4. Memilih lokasi acara yang paling cocok, memesannya, dan mempersiapkannya untuk kebutuhan acara.
5. Merancang agenda acara, denah tata letak, panduan acara, tiket, pamflet, dan aktivitas pemasaran lainnya untuk mempromosikan acara secara tradisional atau digital.
6. Merekrut sukarelawan, MC, tamu khusus, atau entertainer acara yang cocok dengan acara jika diperlukan.
7. Menghadiri acara untuk mengawasi aktivitas dan memastikan setiap hal kecil ditangani sesuai rencana.
8. Mengatasi permasalahan yang mungkin timbul dalam penyelenggaraan acara.
9. Mendiskusikan dan mengarahkan setiap anggota penyelenggara yang terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan acara
10. Menegosiasikan dan mengontrak fotografer, katering, layanan dekorasi, layanan teknis dan transportasi untuk memastikan kesuksesan acara.
11. Melakukan tugas lain yang mungkin ditugaskan atau diminta oleh klien.

Kbli Event Organizer 82302

Kelompok ini mencakup kegiatan event organizer yang mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.

Jasa event organizer adalah penyelenggaraan sebuah acara berdasarkan pedoman kerja dan konsep acara tersebut dan mengelolanya secara profesional. Kegiatan EO yang dicakup pada kelompok ini adalah EO pernikahan, pesta ulang tahun dan acara sejenisnya.

8230 PENYELENGGARA KONVENSI DAN PAMERAN DAGANG

Subgolongan ini mencakup : Kegiatan pengaturan, promosi dan atau pengelolaan acara, seperti pameran dagang dan usaha, konvensi, konferensi dan rapat atau pertemuan, baik mencakup atau tidak penyediaan dan pengaturan tenaga untuk menjalankan fasilitas yang ada di mana acara tersebut dilaksanakan – Event Organizer

823 PENYELENGGARA KONVENSI DAN PAMERAN DAGANG

Golongan ini mencakup kegiatan pengaturan, promosi dan atau pengelolaan acara, seperti pameran dagang dan usaha, konvensi, konferensi dan rapat atau pertemuan, baik mencakup atau tidak pengelolaan dan penyediaan tenaga operasional fasilitas di mana acara tersebut dilaksanakan

82 AKTIVITAS ADMINISTRASI KANTOR, AKTIVITAS PENUNJANG KANTOR DAN AKTIVITAS PENUNJANG USAHA LAINNYA

Golongan pokok ini mencakup penyediaan sekumpulan jasa ketatausahaan sehari-hari seperti halnya bisnis rutin yang terus menerus mendukung fungsi lainnya, atas dasar balas jasa atau kontrak.

Golongan pokok ini juga mencakup semua kegiatan jasa penunjang khususnya yang disediakan untuk bisnis yang tidak diklasifikasikan di tempat lain. Kegiatan yang diklasifikasikan di sini tidak menyediakan tenaga operasional yang melakukan keseluruhan operasional usaha

N AKTIVITAS PENYEWAAN DAN SEWA GUNA USAHA TANPA HAK OPSI, KETENAGAKERJAAN, AGEN PERJALANAN DAN PENUNJANG USAHA LAINNYA

Kategori ini mencakup berbagai macam kegiatan yang mendukung operasional usaha atau bisnis secara umum. Kegiatan ini berbeda dari kegiatan yang termasuk dalam kategori M, karena tujuan utamanya bukanlah transfer ilmu pengetahuan khusus

Izin khusus Untuk Event Oganizer

Adapun untuk bidang usaha Event Organizer ini ada izin khusus yang harus dimiliki yaitu TDUP MICE (Tanda Daftar Usaha Pariwisata Meeting, Incentive, Convention, and Exhibition), hal ini diatur dalam UU No. 10 Tahun 2009 tentang Kepariwisataan dan Peraturan Gubernur DKI Jakarta No. 18 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Usaha Pariwisata.

Tapi  untuk EO bidang musik atau rekreasi yang mendatangkan penyanyi dalam maupun luar negeri untuk melakukan konser di Indonesia memiliki izin tersendiri.

Syarat mengurus TDUP MICE

1. Surat pernyataan kesanggupan melaksanakan kegiatan usaha pariwisata;
2. Surat pernyataan keabsahan dan kebenaran dokumen;
3. Fotokopi KTP Pemohon;
4. Fotokopi NPWP Pemohon
5. Fotokopi Legal Dokumen Perusahaan
6. Fotokopi Perubahan Legal Dokumen Perusahaan (bila ada);
7. Fotokopi sertifikat/bukti kepemilikan bangunan tempat usaha:
8. Apabila milik sendiri dibuktikan dengan sertifikat tanah;
9. Apabila menyewa, dibuktikan dengan perjanjian sewa menyewa;
10. Apabila di gedung, dibuktikan dengan Surat Keterangan Domisili Gedung;
11. Apabila di ruko, dibuktikan dengan Surat Pernyataan RT/RW tentang Domisili Perusahaan.
12. Dokumen teknis yang dipersyaratkan dalam Pendaftaran Usaha Pariwisata;
13. Fotokopi bukti pelunasan pembayaran denda administratif bagi pengusaha pariwisata yang dikenakan sanksi denda administrasi.

Perizinan yang Diperlukan untuk Event Organizer

Sahabat Wirausaha yang serius ingin menekuni bisnis Wedding Organizer (WO) mulailah menyiapkan diri untuk mengurus perizinan yang diperlukan sebagai berikut.

1. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP)

Sudahkah Sahabat Wirausaha memiliki NPWP? Dokumen ini penting untuk mengurus perizinan berusaha, sekaligus sebagai sarana administrasi perpajakan usahanya. Jika Sahabat Wirausaha belum memiliki NPWP, maka bisa mengurusnya secara online dengan mengunjungi website https://ereg.pajak.go.id/daftar. Mulailah mengisi formulir pendaftaran dengan mengikuti instruksi yang diberikan

2. Nomor Induk Berusaha (NIB)

Kepemilikan NIB diwajibkan bagi setiap pelaku usaha di Indonesia, baik skala mikro, kecil, menengah, maupun besar. NIB merupakan dokumen perizinan berusaha standar yang menjadi pondasi dari perizinan usaha. Dokumen ini dapat menggantikan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Angka Pengenal Impor (API), dan Tanda Daftar Industri (TDI).

Sahabat Wirausaha dapat memperoleh NIB dengan sangat mudah. Caranya cukup dengan mendaftarkan diri pada sistem Online Single Submission (OSS) melalui dua tahapan berikut

3. Membuat Akun OSS untuk Mendapatkan Hak Akses

Syarat utama untuk bisa melakukan registrasi, Sahabat Wirausaha harus memiliki akun OSS terlebih dahulu. Akun tersebut akan menjadi kunci akses ke sistem OSS.

4. Sertifikat Standar Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L)

Dengan mengantongi NIB sebenarnya bisnis WO Sahabat Wirausaha sudah legal secara hukum untuk beroperasi. Mengingat tingkat risiko bisnis ini tergolong rendah, maka perizinan yang wajib dimiliki adalah NIB. Meski demikian, untuk memberikan jaminan keselamatan dan kesehatan kerja bagi para tenaga kerja, Sahabat Wirausaha juga diharuskan memiliki sertifikat standar K3L.

Jenis-Jenis Event Organizer

Merangkum Jurnal Humaniora Binus, ada 5 jenis event organizer yang umum ditemukan yang dibagi berdasarkan tujuan acaranya. Berikut adalah penjelasannya:

1. One stop service agency

One stop service agency adalah sebuah EO yang mengatur acara dalam skala yang besar. Ia juga bisa mempunyai tanggung jawab mengatur acara baik dalam tingkat regional, nasional, hingga internasional.

Sebagai contoh, one stop service agency biasanya melakukan acara yang memiliki ribuan peserta seperti konser musik atau pesta akbar nasional.

Tentunya, walau dalam skala yang sangat besar, tim atau agency EO ini harus mengurus dan mengatur setiap aspek acara dari yang awal hingga akhir acara.

2. Event organizer MICE

MICE adalah singkatan dari meeting, incentive, convention, dan exhibition. Jadi, jenis EO MICE adalah orang atau tim yang mengurusi acara yang berbentuk pertemuan, insentif, konvensi, dan pameran.

Jenis EO ini biasanya digunakan oleh kalangan tokoh atau pengusaha secara perorangan untuk membahas sebuah topik. Kemudian, skala acaranya juga bisa pada tingkat lokal maupun internasional.

3. Musik dan hiburan

Apakah kamu sering mengikuti pagelaran atau event musik? Jika kamu melihat ada tim penyelenggara yang mengawasi acara, mereka adalah para event organizer.

Jenis EO ini memiliki spesialisasi atau pengalaman yang banyak dalam menangani kegiatan musik dan acara hiburan lainnya.

4. Wedding planner/organizer

Belakang ini, kita sering melihat banyak yang sudah memakai jasa EO untuk menyelenggarakan acara pernikahan pribadi.

Dengan mengandalkan jasa event organizer, pihak keluarga dan pengantin tidak perlu mengkhawatirkan agenda proses pernikahan, lokasi, dekorasi, menu makanan, dan dokumentasi pernikahan.

Pihak klien cukup mengomunikasikan kebutuhan dan keinginan mereka kepada EO yang dipilih dan semuanya akan diatur sesuai apa yang diinginkan.

5. Ulang tahun

Selain untuk acara pribadi seperti pernikahan, tak jarang juga ada yang memesan jasa EO untuk acara ulang tahun.

Sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya, EO akan membantu keseluruhan perencanaan hingga penyelenggaraan acara ulang tahun sesuai dengan keinginan klien.

Skill yang Dibutuhkan Event Organizer

Nah, jika sudah tahu apa itu EO, tugasnya, dan juga jenis-jenisnya, kamu juga harus pelajari skill apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi event organizer yang sukses.

Karena akan terus berinteraksi dengan orang lain, event organizer memerlukan kemampuan seperti:

1. Leadership

Sebagai event organizer, kamu akan bertanggung jawab mengawasi dan mengatur seluruh aspek dalam sebuah event. Tak hanya berhenti di situ saja, kamu juga akan mengatur para staf dan vendor.

Oleh karena itu, tentunya seorang event organizer harus punya kemampuan memimpin yang kuat agar ia bisa mendelegasikan tugas ke seluruh staf dan memastikan tugas tersebut dilakukan dengan baik.

Jika setiap hal sudah tertata dengan baik, acara yang diselenggarakan pasti akan berjalan mulus sesuai dengan keinginan klien.

2. Perhatian terhadap detail

Menurut Indeed, setiap acara pasti memiliki hal-hal kecil yang harus diperhatikan misalnya dekorasi, waktu pelaksanaan, dan hal lainnya. Apalagi, jika ada permintaan spesifik dari para klien seperti warna dekorasi.

Tentunya, para event organizer harus bisa mengingat keinginan klien ini, sehingga nantinya acara bisa dipersiapkan dengan matang.

3. Manajemen waktu

Dilansir Climbtheladder, EO akan bertanggung jawab atas persiapan sebuah acara seperti berkolaborasi dengan vendor atau merekrut staf. Tentunya, semua ini akan dikerjakan dalam waktu yang berbeda-beda.

Terlebih lagi, bisa saja ada kemungkinan adanya bentrokan jadwal, sehingga harus dialihkan ke waktu yang lain.

Oleh karena itu, seorang EO harus bisa mengatur waktu secara efektif untuk bisa menyelesaikan tugasnya.

Itulah mengapa event organizer harus memiliki skill time management yang baik.

4. Kolaborasi

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, event organizer tidaklah bekerja seorang diri. Ia harus bekerja dekat dengan klien dan juga memerlukan bantuan seperti staf dan vendor.

Oleh karena itu, ia harus memiliki skill berkolaborasi dan bekerja sama dengan orang lain agar acara bisa diselenggarakan sesuai rencana.

5. Multitasking

Jika melihat tugas dan tanggung jawab EO sebelumnya, bisa dilihat bahwa ada banyak aspek yang harus disiapkan untuk sebuah acara saja.

Jadi, skill multitasking adalah kriteria untuk menjadi EO yang profesional.

Dengan skill ini, ia akan bisa mengurus banyak hal sekaligus sehingga rencana yang sudah ditetapkan bisa selesai sesuai target dan deadline.